経理の自動化を任されたものの、請求書処理、仕訳入力、経費精算のどれから手をつけるべきか迷っていませんか。
AI-OCRや生成AIの実用化で「経理の何をどこまで自動化できるか」はこの2年で大きく変わり、最初の1本の選び方が投資回収を左右するようになっています。
この記事では、業務自動化の構築設計で使っている判定基準をもとに、量、定型度、事故コストの3つで対象業務を選ぶ方法と、経理1～2名の会社での始め方を整理しています。
経理業務で自動化できるもの、できないもの
自動化が効くのは、手順が決まっていて毎回同じように処理する定型業務です。
請求書の受領から台帳への転記、仕訳入力、経費精算のチェック、入金の消込がその代表で、いずれも「この場合はこうする」というルールで書けるため機械に任せられます。
一方で、与信の判断や資金繰りの見通し、税務上の最終判断のように、状況ごとに人が考えて決める業務は自動化に向きません。
基準が言葉になっておらず、経験と勘で判断している部分は、そのまま機械に渡せないからです。
まず自社の経理業務を、この定型と判断の2つにざっくり分けるところから始めます。
どこから始めるか、優先順位を決める3つの基準
定型業務が複数あるとき、着手する順番は次の3つの基準で決めます。
量、定型度、事故コストの3つが、投資に見合う業務を選び出す物差しです。
| 基準 | 見るところ | 自動化に向くサイン |
|---|---|---|
| 量 | 月の件数と1件あたりの時間 | 月数十件以上あり、件数の掛け算で時間が膨らむ |
| 定型度 | 手順が毎回同じか | 毎回ほぼ同じ手順で、判断が入らない |
| 事故コスト | 間違えたときの被害の大きさ | 被害が小さい。金額が動く業務は自動化後も人の確認を残す |
量は「回数×時間」で見る
1件あたりは短くても、回数が多ければ月の合計は大きくなります。
1件5分の入力でも、月200件あれば月に約17時間かかっている計算です。
逆に1件30分かかっても月2～3件しかない業務は、自動化しても回収できません。
経費精算を例にとると、社員数が多い会社では月の申請が数百件に届くこともあり、1件ずつの内容確認や領収書の突き合わせを積み上げると、量の基準は十分に満たします。
月の件数と1件あたりの時間を掛け合わせ、時間が膨らんでいる業務を先に選びます。
定型度は「手順が毎回同じか」で見る
同じ取引先の同じ様式の請求書を、毎回同じ手順で処理しているなら定型度は高いです。
反対に、案件ごとに様式も処理も変わる業務は定型度が低く、自動化してもカバーできる範囲が狭くなります。
先ほどの経費精算のうち、毎月定額で発生する家賃や通信費の仕訳は、勘定科目も金額もほぼ固定で定型度が高い部類です。
量が多くても定型度が低いと効果が出にくいため、この2つはセットで見ます。
事故コストは「間違えたときの被害」で見る
ここが経理ならではの基準です。
経理は金額を扱うぶん、間違えたときの被害が他部署より大きくなりがちで、支払金額の転記ミスは取引先への誤送金や振込のやり直しに直結します。
そこで、金額に関わる業務は自動化しても人の確認を必ず残す設計にします。
読み取りと転記は機械に任せ、最終的な金額と税区分のチェックだけ人が担う形です。
同じ経費精算でも、1件あたりの金額が小さく社内で完結するぶん、間違えても被害は限定的で事故コストは低いと判断できます。
被害が小さい業務は全自動に寄せ、金額が動く業務は確認を残す、と分けて考えます。
経理の人数別の始め方
ただし同じ基準でも、最適な始め方は経理の体制しだいです。
経理が1名で他業務と兼務している場合は、一番時間を食っている1業務だけに絞ります。
複数を同時に手がけると、兼務の合間で並行運用まで手が回らず頓挫します。
請求書処理か経費精算のうち、月の残業をいちばん生んでいる方から入るのが現実的です。
経理が2～3名いる場合は、1人が並行運用を見ながら他のメンバーが通常業務を回せます。
それでも最初から複数業務に広げず、まず1業務で型を作ってから隣へ広げるのが順序です。
経理が1人しかいない体制ならではのリスクと備え方は、こちらで詳しく整理しています。
経理以外の業務も含めた自動化の進め方全体は、こちらのピラー記事で整理しています。
最初の1本の定番、請求書処理はこう変わる
3つの基準で選ぶと、多くの中小企業で最初の1本は請求書処理になります。
量が多く、様式が安定していて定型度が高く、しかも金額を扱うため確認を残す設計がはまるからです。
入力の作業が確認の作業に変わる
変わるのは作業の中身です。
これまでは請求書を開いて内容を確認し、Excel台帳に入力し、さらに会計ソフトへ同じ内容をもう一度打ち込んでいました。
自動化後は、AI-OCR（紙やPDFの文字をAIが読み取ってデータに変える技術）が読み取りと台帳への転記を済ませ、担当者は金額と税区分の確認だけを行います。
この確認は目視で流すだけの単純作業ではなく、読み取った金額が請求書の原本と合っているか、税区分が課税と非課税で正しく振り分けられているかを突き合わせる工程です。
支払期日が正しく取り込まれているかも、あわせて一件ずつ確かめます。
とくに軽減税率がからむ税区分の判断や、明細が複数ある請求書の合計チェックは、読み取り結果をそのまま信じると取りこぼしが出るため、最後は人の目に残しておきます。
入力の作業が確認の作業に置き換わる、という変化です。
どのくらい減るのか、規模別の実例
規模の近い会社の実例が参考になります。
アルバイトを含め6名で運営する会社では、毎日1～2時間かかっていた経理作業が、毎月3時間程度まで下がったそうです。
出典： SmartRead導入事例
規模が大きくなると差はさらに開きます。
従業員が約400人の企業では、月4,000件の仕訳を100時間かけて手入力していたものが、確認も含めて月20時間まで減りました。
自社より大きな会社ほど削減の絶対量は増えますが、割合で見ればどの規模でも近い水準です。
出典： 税理士法人TOMA
月180枚規模の製造業ならどう組むか、想定ケースをまとめています。
先に知っておきたい失敗パターン
自動化がうまくいかない会社には共通した型があり、着手する前に知っておくと同じ落とし穴を避けられます。
目的が曖昧なまま始めてしまう
目的が曖昧なまま「とりあえず流行っているから」と導入すると、何をもって成功とするかが決まらず、途中で判断できなくなります。
削減したい時間や件数を先に数字で置いておくことが、後悔しないための前提です。
着手前に、対象の業務名と「月20時間の入力を10時間に減らす」といった目標値をひとまとめにして一枚に書き出しておくと、判断がぶれずに済みます。
現場がExcelに戻ってしまう
新しい仕組みが今までのやり方より面倒だと感じられると、人は慣れた方に流れます。
だからこそ、現場の操作をできるだけ増やさない設計が肝心です。
具体的には、新しい入力画面を覚えさせず、普段使っているスプレッドシートやメールの延長で完結させると、覚え直す負担がほとんどなく定着します。
エラー対応で現場が疲弊する
読み取りの精度は100%にはならず、例外への対応を決めずに全件を機械へ流すと、かえって手間が増えるのです。
手書きやFAXのような読み取りにくい帳票は従来通り手で処理する、と割り切っておくと現場が消耗しません。
あわせて、読み取りの確からしさが一定を下回った帳票だけを自動で人の確認リストに回す線引きを最初に決めておくと、全件を目視する事態を避けられます。
追加費用で予算を超える
初期の見積もりに読み取り量に応じた従量課金や保守費用が入っていないと、稼働後にコストが膨らみます。
月々かかる費用まで含めた、動かし続けたときの総額で見るのが安全です。
契約前に、想定する月間の読み取り枚数を伝えたうえで従量課金と保守費まで含めた見積もりを取り、月額の上限を把握しておくと予算超過を防げます。
「仕事がなくなる」という不安
経理担当からは「自分の仕事がなくなるのでは」という不安も出ます。
実際に消えるのは入力の作業であって、経理の仕事そのものではありません。
入力に使っていた時間が、金額の確認や不備のある請求書への対応といった、人にしかできない仕事に移るだけです。
導入前に、空いた時間を何に振り向けるかをチームで話し合っておくと、担当者の不安が前向きな期待に変わり、現場の協力も得やすくなります。
失敗を避ける共通の型
いきなり全業務を切り替えず、1業務だけを、しかも従来のやり方と並行して動かしながら始めます。
1締めのサイクルを並行運用で回し、問題がないと確かめてから切り替える、これで失敗の芽はほぼ潰せるはずです。
こうした失敗パターンは経理に限らず、中小企業のAI導入全般で共通してみられます。
費用の目安と進め方
毎月かかる費用の目安
毎月かかる費用は、選ぶ構成によって幅があります。
AI-OCRの専用クラウドサービスを使う型なら月3～5万円ほど、Google Workspaceで生成AIの読み取りを使う内製型なら月数千円～1万円ほどが目安です。
どちらも読み取る量しだいで動く、推定の幅です。
初期費用は現状を見てから
構築にかかる初期費用は、対象になる帳票の種類、取引先の数、いま使っている会計ソフトが取込に対応しているかどうかで大きく変わるため、一律の相場がありません。
Import AIでは、まず現状の業務とシステムを確認したうえで、必要な範囲に絞った個別のお見積もりをお出ししています。
進め方は4ステップ、全体で1.5～2ヶ月
全体の期間は帳票の種類数や既存環境によって前後するため、あくまで目安です。
Step1. ヒアリング
いまの台帳と会計ソフト、実際の請求書を見せてもらい、読み取る項目と例外パターンを洗い出します。
Step2. 構築
受け取り口から読み取り、台帳への転記、会計ソフトへの受け渡しまでを組み、実際の請求書で読み取りの精度を確かめる工程です。
Step3. 並行運用
様式の安定した主要取引先から始め、従来の手処理と並べて動かして精度を実測します。
Step4. 本稼働
並行運用で問題がなければ切り替えるだけで、業務を止める作業は発生しません。
Excelを使い続けながら費用を抑えて自動化したい場合は、Power Automateを使った進め方も参考になります。
請求書PDFの自動生成までGoogle Apps Scriptで組みたい場合は、こちらで手順を整理しています。
経理の自動化について相談してみませんか？
「どの業務から自動化すればいいか判断できない」「効果が出るか読めなくて踏み出せない」「社内に自動化を設計できる人がいない」
少しでもお心当たりがあれば、お気軽にご相談ください。
現在、経理の自動化に関するお悩みをお伺いする 無料の個別相談 を実施しています。
よくある質問
Q. 経理の仕事はなくなりますか？
なくなるのは入力という作業であって、経理の仕事そのものではありません。
読み取りと転記を機械に任せると、その分の時間が金額の確認や、不備のある請求書への対応、締めや資金繰りの管理といった判断のいる仕事に移ります。
仕事の中身が入力から確認へ移る、と捉えるのが実態に近いです。
Q. ITに詳しくなくても使えますか？
日々の操作は、普段使っているスプレッドシートやメールの延長で収まるように設計します。
仕組みを作る部分は専門家が担当し、稼働後は確認と例外対応だけを現場で回す形が現実的です。
むしろ成否は操作スキルより、どの業務をどう自動化するかという最初の設計にかかっています。
Q. 月に何件くらいから自動化する価値がありますか？
ひとつの目安は月100件前後です。
請求書処理なら、定型の様式が月100枚以上あり、上位の取引先で大半を占めていると効果が出やすくなります。
逆に月30枚以下であれば手で処理した方が安く済むことが多く、無理に自動化する必要はありません。
